Jean-Luc PEERS & Wouter VANDENBOSCH, Geassocieerde Notarissen te Vilvoorde

 

Jean-Luc PEERS & Wouter VANDENBOSCH

Geassocieerde Notarissen te Vilvoorde

Vermijd een boete voor je bedrijf door je UBO-verplichting in orde te brengen

26 oktober 2021

De bestuurder van een bedrijf is meestal gemakkelijk te bepalen. Maar wie achter de schermen de touwtjes in handen heeft en het bedrijf effectief stuurt, is al wat minder gemakkelijk. Om witwas tegen te gaan, wil de overheid hier zicht op krijgen. Het verplicht daarom vennootschappen om deze informatie door te geven via het zogenaamde UBO-register. Elke vennootschap moet bovendien documenten registreren die aantonen dat de informatie toereikend, accuraat en actueel is.

UBO of “uiteindelijke begunstigden”

Wie het écht voor het zeggen heeft in een bedrijf wordt de “uiteindelijke begunstigden” genoemd. De overheid legt drie criteria vast om die te bepalen. Het gaat om:

  1. natuurlijke personen die (rechtstreeks of via tussenpersonen) meer dan 25% van de aandelen of het kapitaal in handen hebben of meer dan 25% van de stemrechten hebben of

  2. natuurlijke personen die op een andere manier de eigenlijke macht binnen een vennootschap hebben, bijvoorbeeld door een meerderheid van de bestuurders te kunnen benoemen, of omwille van een statutaire of contractuele bepaling de eigenlijke macht krijgen of

  3. indien op basis van deze twee criteria geen persoon kan worden aangeduid, het leidinggevend personeel.

Ook personen die onrechtstreeks zeggenschap hebben over een bedrijf (bv. iemand die via zijn vennootschap aandelen heeft van een ander bedrijf), moet aangeduid worden. Elk jaar moet de juistheid van de deze gegevens bevestigd worden.

Niet alleen vennootschappen (met inbegrip van de maatschap) moeten voldoen aan de verplichting, maar ook de vzw, stichting en trust.

Dubbele verplichting: identiteit + bewijsdocumenten

De identiteit geven van de uiteindelijke begunstigden van een bedrijf is onvoldoende. Iedereen die de uiteindelijke begunstigden registreert in het UBO-register moet ook een bewijs leveren dat de informatie over de uiteindelijke begunstigden nauwkeurig en actueel is. De gegevens in het UBO-register moeten steeds up-to-date blijven. Dit betekent dat er steeds informatie (en bewijsdocumenten) moeten geregistreerd worden als de lijst van uiteindelijke begunstigden wijzigt.

De wet bepaalt niet wat deze bewijzen precies zijn, maar men denkt hierbij aan aandeelhoudersregisters en -overeenkomsten, overzichten van structuren, notariële akten die betrekking hebben op aandelen… Wie vreest voor zijn privacy hoeft zich geen zorgen te maken. De informatie is enkel beschikbaar voor bevoegde instanties, zoals de fiscus. Burgers kunnen niet aan deze bewijsdocumenten. Zij hebben enkel toegang tot basisinformatie zoals de identiteit van de uiteindelijke begunstigden. 

Vermijd een boete

Deze verstrenging kwam er na de oorspronkelijke verplichting om de uiteindelijke begunstigden te registeren. Dit neemt niet weg dat iedereen – dus ook de mensen die voldeden aan de eerste verplichting – dit moeten naleven. De deadline om aan deze bijkomende verplichting te voldoen verstreek op 31 augustus 2021.

Sinds vorig jaar stuurt de FOD Financiën alle bedrijven die niet in orde zijn met het UBO-register een herinneringsbrief met de vraag om de UBO-verplichtingen in orde te brengen. Wie hier geen gevolg aan geeft, krijgt een boete. 8.000 bedrijven krijgen eind oktober een eerste UBO-boete.

eStox als vertrouwde inschrijvingsbron voor het UBO-register

eStox is een beveiligde digitale effectenregister. Een effectenregister is een onmisbaar instrument voor het beheer van een bedrijf.

Wie zijn vennootschap in eStox registreert, brengt automatisch zijn UBO-verplichtingen in orde. Beide zijn gelinkt aan elkaar. Bovendien wordt eStox gezien als een vertrouwde bron voor inschrijvingen. Wie via eStox registreert, moet hierdoor geen bijkomende bewijsstukken aanleveren. In één klap voldoen gebruikers van eStox aan meerdere verplichtingen: het bijhouden van een aandelenregister én het registeren in (en het jaarlijks up-to-date houden) van het UBO-register voor hun vennootschap.

Voldoen aan de UBO-verplichting is belangrijk om een boete te vermijden. Wil je nagaan of dit in orde is voor je bedrijf? Vraag het na aan je notaris, accountant of belastingconsulent.

Bron: Fednot